Mitä suurempi on tapahtuman kokonaisuus, sitä suurempi merkitys hyvällä suunnitelmalla on tapahtuman onnistumista ajatellen. Ennen tapahtumasuunnitelmaa olet mahdollisesti arvioinut budjettiasi sekä kenties laatinut karkean aikataulunkin. Hyvä tapahtumasuunnitelma ei ole “kiveen kirjoitettu” vaan se elää sen mukaan, miten sovitut asiat varmistuvat. Suunnitelma auttaa pitämään “kaikki narut käsissäsi”, mikä on avainasia onnistumisen kannalta.

Tapahtumasuunnitelmaan on hyvä sisällyttää ainakin seuraavat asiat:

• Tapahtumapaikka- ja aika
• Esiintyjien vahvistaminen
• Tapahtumatiimin kokoaminen, tarvittaessa avustajat mukaan lukien (tämän voi unohtaa, jos toteutat tapahtuman itse)
• mahdollisten sponsoreiden hankinta ja varmistaminen
• tarvittaessa esteettömyyden ja yhdenvertaisuuden varmistaminen kuten liikuntarajoitteisten kulkeminen, viittomakielentulkin tai näkövammaisen avustustarve
• Tapahtuman markkinointi: kirjoita suunnitelmaan missä tapahtumaasi tullaan mainostamaan; some, flaijerit, ilmoitustaulut jne.. ja lisäksi millaisella aikataululla.
• Kutsut ja ilmoittautuminen jo etukäteen harkituille osallistujille/yleisölle
• Lippujen ostomahdollisuus ja ilmoittautuminen yleisesti
• Esiintyjien saapuminen ja aikataulu tapahtumassa
• Catering eli ateriapalvelut ja niiden hallinta
• Logistiikka sekä mahdolliset osallistujien saapumiseen liittyvät kuljetuspalvelut
• Audio-visuaalisuuteen liittyvä tekniikka ja testaus
• Lopullinen tsekkaus tarpeeksi ajoissa ennen tapahtuman alkua
• Tarvittavat lisäelementit, joita mieleesi tulee tapahtumaa miettiessäsi

Jos tapahtumasuunnittelu on sinulle uusi asia, tai kyseessä on isompi projekti, voit aina pyytää apua ammattilaiselta. Ihan vaan pikkuvinkkejä ajatellen, tai kattavampi suunnitteluapu mielessä.

Oli siis kyse kevään tyhy-päivistä, isoista synttäreistä tai vaikka häistä, ota yhteyttä niin lievitetään stressiä. Me ollaan täällä sitä varten, että sinä nukkuisit yösi rauhassa.